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La colaboración de todos los integrantes de la organización resulta indispensable para la eficacia de las normas y de su cumplimiento. Esta colaboración se manifiesta no sólo en el correcto cumplimiento personal de las obligaciones que corresponden a cada uno, sino que también se extiende al compromiso colectivo con el buen funcionamiento de los procesos internos.
Por este hecho, y teniendo en cuenta las disposiciones de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la presente política establece la regulación del funcionamiento de un Canal Interno de Información, a través del que los empleados y colaboradores de Institució podrán comunicar al personal responsable aquellas irregularidades de mayor o menor gravedad, particularmente cuando estas irregularidades generen un riesgo de comisión delictiva.
También se podrá solicitar una reunión presencial con la persona encargada de la tramitación de las informaciones, a través de cualquiera de las vías indicadas.
La presente política se aplica a:
Los datos que se proporcionen a través del Canal Interno de Información serán tratados por Institució para la gestión de la comunicación recibida en el Canal Interno de Información, así como para la realización de las investigaciones que sean necesarias para determinar la comisión de la infracción. El acceso a la información se ajustará a lo que se establece en este procedimiento y a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
Institució se compromete a tratar, en todo momento, los datos de carácter personal recibidos a través del Canal Interno de Información, de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este procedimiento, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, y cumpliendo lo que se dispone en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento y búsqueda de las acciones u omisiones procediéndose, si es necesario, a su inmediata eliminación. Así mismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.
Si la información recibida tuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su eliminación inmediata, sin que se proceda al registro y tratamiento de los datos (Artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).
Consultores legales externos: equipo de abogados externos de Institució que se encargan de la Gestión del Canal Interno de Información a través de la primera recepción y análisis de las informaciones y consultas recibidas con las garantías adecuadas de respeto a la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. Después de la conclusión y filtrado preliminar, informan directamente al Responsable del Sistema Interno de Información.
Responsable del Sistema: es el responsable de la gestión del Canal Interno de Información de Institució así como de la tramitación diligente de las disposiciones que contiene este procedimiento.
Informante: persona que informa sobre un riesgo o incumplimiento de las disposiciones del marco normativo de Institució y de las disposiciones legales.
Persona afectada: Trabajador o colaborador al que, de acuerdo con lo que se prevé en este procedimiento, se le atribuye la comisión de uno o diversos incumplimientos de las disposiciones del marco normativo de Institució o de las disposiciones legales.
El presente documento tiene como objetivo establecer el sistema interno de información, de gestión, investigación y respuesta de cualquier comunicación realizada por el informante, y vinculada a:
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, todas, se entenderán todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen pérdida económica para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
- Acciones u omisiones que puedan ser contrarias a los procedimientos o normativas internas de la entidad vinculadas al cumplimiento ético de las funciones profesionales.
- Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, teniendo en cuenta las particularidades señaladas en el artículo 2.1 a) de la Ley 2/2023.
A este ámbito material de aplicación se le podrá llamar “marco normativo” de manera abreviada.
No seran admitidas todas aquellas comunicaciones que:
1. Tengan pocos indicios de veracidad.
2. Comuniquen una conducta que no constituya la comisión de un acto contrario al marco normativo.
3. La comunicación esté falta de fundamento o haya indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
4. La comunicación no contenga información nueva sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto a la que han concluido los correspondientes procedimientos, a no ser que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento diferente.
5. Su tratamiento está expresamente previsto en la normativa interna de la organización para ser gestionado por otro órgano de Institució o por otro canal de comunicación.
